Se denomina
hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un
CRITERIO y la SITUACIÓN actual encontrada durante el examen a un departamento,
un área, actividad u operación.
Es toda
información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o
circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la
organización, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en
el informe.
REQUISITOS
BÁSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORIA
Los siguientes
constituyen los requisitos básicos de cualquier hallazgo de auditoría:
- Importancia relativa que
amerite su desarrollo y comunicación formal.
- Basado en hechos y
evidencias precisos que figuren en los papeles de trabajo.
- Objetivo, al
fundamentarse en hechos reales.
- Basado en una labor de
auditoría suficiente para respaldar las conclusiones resultantes.
- Convincente para una
persona que no ha participado en la ejecución de la auditoría.
Conviene destacar que un
hallazgo no es favorable a la entidad auditada.
ELEMENTOS
DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA
Es de importancia primordial
que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de mejoramiento, para
poder informar completa y claramente sobre los hallazgos. Por lo tanto, debe
grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de auditoría, que son los
siguientes:
- CONDICIÓN
- CRITERIO
- CAUSA
- EFECTO
CONDICIÓN: Situaciones
actuales encontradas. Lo que es. Este término se refiere al hecho irregular o
deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de desviación debe
ser demostrada y sustentada con evidencias.
CRITERIO: Unidades de
medidas o normas aplicables. Lo que debe ser. Es la norma o estándar
técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al
auditor tener la convicción de que es necesario superar una determinada acción
u omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión.
CAUSA: Razones de
desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió la
condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su
identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es
necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga
la ocurrencia de la condición. Las causas deben recogerse de la
administración activa, de las personas o actores responsables de las
operaciones que originaron la condición, y estas deben ser por escrito, a los
efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusión del informe, en
el sentido de que después puedan ser negadas por los responsables, o se diga
que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un
conocimiento claro y exacto de lo ocurrido.
EFECTO: Importancia
relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia entre lo
que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial cuantitativo o
cualitativo, que ocasiona la observación, indispensable para establecer su
importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones
requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor
debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.
REDACCIÓN
DE HALLAZGOS FINALES
Tomando en consideración
los atributos antes mencionados (condición, criterio, causa, efecto), se
procede a la redacción de los hallazgos. Para efectos de una presentación
más detallada de cómo deben ser redactados los hallazgos de auditoría,
seguidamente presentaré unos cuadros que ayudarán a la comprensión y
orientación de la redacción de cada uno de los atributos que deben contener
éstos, de manera tal que sea entendible por el usuario del informe.
