Toda organización procesa
información financiera (contable, presupuestaria) así como no financiera
(administrativa, operacional), como consecuencia de actividades y eventos
(internos y externos) que inciden en el logro de sus planes, metas y objetivos.
Esta información debe ser identificada por la alta dirección como importante
para el manejo de la misma y debe ser utilizada por aquellas personas que la
necesitan.
El informe de auditoría debe
presentar las siguientes características:
- Objetivo: Describir los hechos sin exagerar ni minimizar las deficiencias observadas. Sus comentarios deben basarse en situaciones concretas y no sobre rumores. Debe ser imparcial y sin prejuicios al exponer sus observaciones.
- Claros: La redacción debe hacerse de manera que atraiga la atención del lector, expresando las ideas en forma clara, que sea fácilmente comprensible. Debe evitarse el uso de una terminología muy técnica por cuanto los usuarios pueden no comprender lo que el auditor está reportando.
- Concisos: Ir a los hechos y evitar detalles innecesarios.
- Constructivos: La información que se exponga en el informe debe ayudar a la alta dirección y al auditado, de tal manera que permita mejorar los procesos, los registros, así como cumplir o mejorar el sistema de control interno.
- Oportunos: Los informes deben emitirse sin retrasos, a fin de que la alta gerencia pueda tomar las decisiones correctivas del problema planteado lo más pronto posible.
La preparación del informe es responsabilidad del Auditor Jefe, que es en última estancia el encargado de la
redacción y / o aprobación de las no conformidades que aparecerán en el
informe. Evidentemente, recibirá el apoyo del resto del equipo auditor para
realizar el informe con la mayor cantidad de datos posibles, sobre todo
aquellos que permitan establecer acciones de mejora.
Sobre
la preparación del informe, lo primero que
hay que tener en cuenta es que debe realizarse lo antes
posible, e intentar no retrasarse más de 15 días. Cuanto más tiempo pasa
entre la conclusión de la auditoría y la elaboración del informe, más detalles
se olvidan y oportunidades de mejora se pueden quedar sin registrar. Esto
también sirve para los auditados, ya que pueden olvidar parte de los
comentarios realizados en la auditoría interna.
El
contenido mínimo que debería incluirse en el informe de
auditoría aparece en la norma ISO 19011, y
debería ser:
- Objetivo de la auditoría
- Alcance de la auditoría (incluyendo procesos, departamentos, delegaciones, etc)
- Criterios de auditoría: Normas y Sistema de gestión ante los que comparamos los hallazgos de auditoría.
- Equipo auditor, con nombres, apellidos y figura que ocupa en el equipo.
- Fechas y lugares en las que se realizó la auditoría
- Hallazgos y evidencias de la auditoría: Es muy recomendable que la exposición de los hallazgos y evidencias se hagan siguiendo el orden del Sistema de Gestión y / o de las normas de aplicación, de forma que permita una fácil identificación de los requisitos cumplidos / incumplidos.
- Conclusiones sobre el Sistema auditado
- Declaración del grado de cumplimiento del sistema auditado sobre los criterios de auditoría
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