Redacción de hallazgos

Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un CRITERIO y la SITUACIÓN actual encontrada durante el examen a un departamento, un área, actividad u operación.

Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la organización, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.

REQUISITOS BÁSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORIA

Los siguientes constituyen los requisitos básicos de cualquier hallazgo de auditoría: 

• Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicación formal.
• Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de trabajo.
• Objetivo, al fundamentarse en hechos reales.
• Basado en una labor de auditoría suficiente para respaldar las conclusiones resultantes.
• Convincente para una persona que no ha participado en la ejecución de la auditoría.

Conviene destacar que un hallazgo no es favorable a la entidad auditada. 

ELEMENTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA

Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de mejoramiento, para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos. Por lo tanto, debe grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de auditoría, que son los siguientes:  

• CONDICIÓN
• CRITERIO
• CAUSA
• EFECTO

CONDICIÓN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es. Este término se refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de desviación debe ser demostrada y sustentada con evidencias.  

CRITERIO: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser. Es la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la convicción de que es necesario superar una determinada acción u omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión.  

CAUSA: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga la ocurrencia de la condición. Las causas deben recogerse de la administración activa, de las personas o actores responsables de las operaciones que originaron la condición, y estas deben ser por escrito, a los efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusión del informe, en el sentido de que después puedan ser negadas por los responsables, o se diga que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conocimiento claro y exacto de lo ocurrido. 

EFECTO: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia entre lo que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial cuantitativo o cualitativo, que ocasiona la observación, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto. 

REDACCIÓN DE HALLAZGOS FINALES

Tomando en consideración los atributos antes mencionados (condición, criterio, causa, efecto), se procede a la redacción de los hallazgos. Para efectos de una presentación más detallada de cómo deben ser redactados los hallazgos de auditoría, seguidamente presentaré unos cuadros que ayudarán a la comprensión y orientación de la redacción de cada uno de los atributos que deben contener éstos, de manera tal que sea entendible por el usuario del informe.