Informe de Auditoria Interna

Toda organización procesa información financiera (contable, presupuestaria) así como no financiera (administrativa, operacional), como consecuencia de actividades y eventos (internos y externos) que inciden en el logro de sus planes, metas y objetivos. Esta información debe ser identificada por la alta dirección como importante para el manejo de la misma y debe ser utilizada por aquellas personas que la necesitan.

El informe de auditoría debe presentar las siguientes características:

• Objetivo: Describir los hechos sin exagerar ni minimizar las deficiencias observadas. Sus comentarios deben basarse en situaciones concretas y no sobre rumores. Debe ser imparcial y sin prejuicios al exponer sus observaciones.
• Claros: La redacción debe hacerse de manera que atraiga la atención del lector, expresando las ideas en forma clara, que sea fácilmente comprensible. Debe evitarse el uso de una terminología muy técnica por cuanto los usuarios pueden no comprender lo que el auditor está reportando.
• Concisos: Ir a los hechos y evitar detalles innecesarios.
• Constructivos: La información que se exponga en el informe debe ayudar a la alta dirección y al auditado, de tal manera que permita mejorar los procesos, los registros, así como cumplir o mejorar el sistema de control interno.
• Oportunos: Los informes deben emitirse sin retrasos, a fin de que la alta gerencia pueda tomar las decisiones correctivas del problema planteado lo más pronto posible.

La preparación del informe es responsabilidad del Auditor Jefe, que es en última estancia el encargado de la redacción y / o aprobación de las no conformidades que aparecerán en el informe. Evidentemente, recibirá el apoyo del resto del equipo auditor para realizar el informe con la mayor cantidad de datos posibles, sobre todo aquellos que permitan establecer acciones de mejora.

Sobre la preparación del informe, lo primero que hay que tener en cuenta es que debe realizarse lo antes posible, e intentar no retrasarse más de 15 días. Cuanto más tiempo pasa entre la conclusión de la auditoría y la elaboración del informe, más detalles se olvidan y oportunidades de mejora se pueden quedar sin registrar. Esto también sirve para los auditados, ya que pueden olvidar parte de los comentarios realizados en la auditoría interna.

El contenido mínimo que debería incluirse en el informe de auditoría aparece en la norma ISO 19011, y debería ser:

1. Objetivo de la auditoría
2. Alcance de la auditoría (incluyendo procesos, departamentos, delegaciones, etc)
3. Criterios de auditoría: Normas y Sistema de gestión ante los que comparamos los hallazgos de auditoría.
4. Equipo auditor, con nombres, apellidos y figura que ocupa en el equipo.
5. Fechas y lugares en las que se realizó la auditoría
6. Hallazgos y evidencias de la auditoría: Es muy recomendable que la exposición de los hallazgos y evidencias se hagan siguiendo el orden del Sistema de Gestión y / o de las normas de aplicación, de forma que permita una fácil identificación de los requisitos cumplidos / incumplidos.
7. Conclusiones sobre el Sistema auditado
8. Declaración del grado de cumplimiento del sistema auditado sobre los criterios de auditoría

Informes Gerenciales

INFORMES GERENCIALES 

Se denominan informes gerenciales a los informes presentados por el gerente de una empresa. Los informes gerenciales están dirigidos a los directivos de la empresa.

En el informe gerencial, el gerente puede dar una relación minuciosa de las circunstancias que ocurren en la sucursal o sucursales que se encuentran a su cargo.

Para realizar un informe el gerente utiliza los respectivos informes presentados por los jefes de área, contadores, administradores, jefes de personal y personal correspondiente, con los cuales realiza el informe correspondiente.

Los datos necesarios en un informe son:

• Nombre del gerente
• Nombre de los auxiliares responsables (Administradores y contadores)
• Fecha
• Dirección de la sucursal o de la empresa
• Fuentes
• Recomendaciones
• Anexos correspondientes.

¿Cuáles son ejemplos de informes gerenciales?

Los informes empresariales que ayudan a los gerentes a tomar decisiones son vitales para la operación de una compañía. Estos informes notifican a los gerentes sobre diferentes aspectos de la empresa y pueden ayudarles a tomar decisiones que podrían tener un impacto profundo en el negocio. Los reportes recolectan información de transacciones de cuenta y se los presentan de una manera que facilita la toma de decisiones.

Declaración de ganancias y pérdidas

La declaración de ganancias y pérdidas, también llamada declaración de ingresos, es una lista de todas las ganancias generadas y de los gastos incurridos por la empresa o uno de sus departamentos. Este informe es uno de los más importantes de los disponibles para los gerentes, ya que muestra simplemente la ganancia o pérdida generada por las operaciones de la firma. Las declaraciones de ganancias y pérdidas pueden ser generadas por toda una compañía y también pueden ser desglosadas por departamento, si se lleva un registro de los ingresos y costos de cada departamento.

Informe de antigüedad de las cuentas por cobrar

El informe de antigüedad de las cuentas por cobrar es un informe gerencial que presenta una lista con todas las cantidades que debe cada cliente. Este informe es una herramienta importante para monitorear las cuentas morosas y determinar el esfuerzo de cobranza contra los clientes con facturas vencidas. El informe es generado usando la fecha de vencimiento para determinar la antigüedad de la factura. Los gerentes pueden darle una mayor prioridad a las facturas con valores más viejos para aumentar la eficiencia del esfuerzo de cobranza.

Informe del costo laboral

Los informes del costo laboral son importantes para los gerentes porque muestran la rentabilidad de la compañía en relación a cada trabajo. Los costos incurridos por cada trabajo son comparados con la ganancia generada, permitiendo al lector determinar rápidamente la rentabilidad de un trabajo específico. Los gerentes usan estos informes para determinar segmentos de la empresa que son rentables y los que tienen problemas que deben ser resueltos para lograr rentabilidad.

Presupuesto operativo

Un presupuesto operativo es un informe vital para los gerentes y los supervisores de producción para examinar, ya que documenta las ganancias esperadas y los gastos para un período de tiempo y les permite examinar las variantes del presupuesto comparado con los resultados reales. El presupuesto operativo es esencialmente un manual para la operación diaria esperada de la empresa. Los gerentes pueden estimar su ganancia mensual usando las estimaciones de ventas y gastos. El presupuesto operativo es una herramienta beneficiosa para planificar los gastos de una empresa durante un período de tiempo determinado.

Redacción de hallazgos

Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un CRITERIO y la SITUACIÓN actual encontrada durante el examen a un departamento, un área, actividad u operación.

Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la organización, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.

REQUISITOS BÁSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORIA

Los siguientes constituyen los requisitos básicos de cualquier hallazgo de auditoría: 

• Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicación formal.
• Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de trabajo.
• Objetivo, al fundamentarse en hechos reales.
• Basado en una labor de auditoría suficiente para respaldar las conclusiones resultantes.
• Convincente para una persona que no ha participado en la ejecución de la auditoría.

Conviene destacar que un hallazgo no es favorable a la entidad auditada. 

ELEMENTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA

Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de mejoramiento, para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos. Por lo tanto, debe grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de auditoría, que son los siguientes:  

• CONDICIÓN
• CRITERIO
• CAUSA
• EFECTO

CONDICIÓN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es. Este término se refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de desviación debe ser demostrada y sustentada con evidencias.  

CRITERIO: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser. Es la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la convicción de que es necesario superar una determinada acción u omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión.  

CAUSA: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga la ocurrencia de la condición. Las causas deben recogerse de la administración activa, de las personas o actores responsables de las operaciones que originaron la condición, y estas deben ser por escrito, a los efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusión del informe, en el sentido de que después puedan ser negadas por los responsables, o se diga que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conocimiento claro y exacto de lo ocurrido. 

EFECTO: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia entre lo que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial cuantitativo o cualitativo, que ocasiona la observación, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto. 

REDACCIÓN DE HALLAZGOS FINALES

Tomando en consideración los atributos antes mencionados (condición, criterio, causa, efecto), se procede a la redacción de los hallazgos. Para efectos de una presentación más detallada de cómo deben ser redactados los hallazgos de auditoría, seguidamente presentaré unos cuadros que ayudarán a la comprensión y orientación de la redacción de cada uno de los atributos que deben contener éstos, de manera tal que sea entendible por el usuario del informe. 

NIAS relacionadas con el informe de Auditoria (NIA 580)

NIA 580-Manifestaciones Escritas

El NIA 580 es la normativa sobre la responsabilidad que tiene el auditor en una auditoría de estados financieros, de obtener manifestaciones escritas de la dirección y, cuando proceda, de los responsables del gobierno de la entidad.

Objetivos:

Los objetivos de un auditor son:

1. La obtención de manifestaciones escritas de la dirección y, cuando proceda, de los responsables del gobierno de la entidad relativas a que consideran haber cumplido su responsabilidad en cuanto a la preparación de los estados financieros y a la integridad de la información proporcionada al auditor;
2. Fundamentar otra evidencia de auditoría relevante para los estados financieros o para afirmaciones concretas contenidas en los estados financieros mediante manifestaciones escritas, cuando el auditor lo considere necesario o lo requieran otras NIA; y responder de modo adecuado a las manifestaciones escritas proporcionadas por la dirección y, cuando proceda, por los responsables del gobierno de la entidad, o si la dirección o, cuando proceda, los responsables del gobierno de la entidad no proporcionan las manifestaciones escritas solicitadas por el auditor.

Manifestaciones escritas como evidencia de auditoría

·   

   La evidencia de auditoría es la información utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que se basa su opinión. Las manifestaciones escritas constituyen información necesaria que el auditor requiere, con respecto a la auditoría de los estados financieros de la entidad. En consecuencia, las manifestaciones escritas constituyen evidencia de auditoría, similar a las respuestas a indagaciones.

·     
        Si bien las manifestaciones escritas proporcionan evidencia de auditoría necesaria, por sí solas no proporcionan evidencia de auditoría suficiente y adecuada sobre ninguna de las cuestiones a las que se refieren. Asimismo, el hecho de que la dirección haya proporcionado manifestaciones escritas fiables no afecta a la naturaleza o a la extensión de otra evidencia de auditoría que el auditor obtiene con respecto al cumplimiento de las responsabilidades de la dirección o con respecto a afirmaciones concretas.

Requerimientos

Miembros de la dirección a los que se solicitan manifestaciones escritas

• El auditor solicitará manifestaciones escritas a los miembros de la dirección que tengan las responsabilidades adecuadas sobre los estados financieros y conocimientos de las cuestiones de que se trate.

NIAS relacionadas con el informe de auditoria (NIA 505)

NIA 505-Confirmaciones Externas

Resultados de los procedimientos de confirmación externa

Fiabilidad de las respuestas a las solicitudes de confirmación

• Si el auditor identifica factores que originen dudas sobre la fiabilidad de la respuesta a una solicitud de confirmación, obtendrá evidencia de auditoría adicional para resolver dichas dudas.
• Si el auditor determina que una respuesta a una solicitud de confirmación no es fiable, evaluará las implicaciones de esta circunstancia sobre la valoración de los correspondientes riesgos de incorrección material, incluido el riesgo de fraude, y sobre la naturaleza, el momento de realización y la extensión de otros procedimientos de auditoría relacionados.

Sin contestación

• En cada caso de falta de contestación, el auditor realizará procedimientos de auditoría alternativos con el fin de obtener evidencia de auditoría relevante y fiable.

Casos en los que es necesaria una respuesta a una solicitud de confirmación positiva para obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada

• Si el auditor ha determinado que es necesaria una respuesta a una solicitud de confirmación positiva para obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada, los procedimientos de auditoría alternativos no proporcionarán la evidencia de auditoría que el auditor necesita. Si el auditor no obtiene dicha confirmación, determinará las implicaciones de esta circunstancia sobre la auditoría y sobre la opinión del auditor de conformidad con la NIA 705.

Contestación en disconformidad

• El auditor investigará las contestaciones en disconformidad para determinar si son indicativas o no de incorrecciones.

Confirmaciones negativas

• Las confirmaciones negativas proporcionan evidencia de auditoría menos convincente que las confirmaciones positivas. Por consiguiente, el auditor no utilizará solicitudes de confirmación negativa como único procedimiento de auditoría sustantivo para responder a un riesgo valorado de incorrección material en las afirmaciones, a menos que concurran todas las siguientes condiciones:

1. El auditor ha valorado el riesgo de incorrección material como bajo y ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y adecuada con respecto a la eficacia operativa de los controles relevantes para la afirmación;
2. La población de los elementos sometidos a procedimientos de confirmación negativa comprende un gran número de saldos contables, transacciones o condiciones pequeñas y homogéneas;
3. Se prevé un porcentaje muy pequeño de contestaciones en disconformidad;
4. El auditor no conoce circunstancias o condiciones que puedan ser causa de que los destinatarios de las solicitudes de confirmación negativa desatiendan dichas solicitudes.

Evaluación de la evidencia obtenida

• El auditor evaluará si los resultados de los procedimientos de confirmación externa proporcionan evidencia de auditoría relevante y fiable, o si es necesaria evidencia de auditoría adicional. 

NIAS relacionadas con el informe de Auditoría (NIA 260)

NIA 260

ALCANCE: Es responsabilidad del auditor en una auditoría de estados financieros, comunicarse con los responsables del gobierno de la entidad. Esta NIA proporciona un marco general para dicha comunicación e identifica algunos asuntos específicos que deben ser comunicados. Los responsables del gobierno de la entidad son los encargados de supervisar a la dirección; esto implica asegurarse de que la entidad diseña, implementa y mantiene un control interno adecuado sobre la fiabilidad de la información financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

Esta NIA no establece requerimientos relativos a la comunicación del auditor con la dirección de una entidad o con sus propietarios a menos que sean a la vez responsables del gobierno de la entidad.

FUNCIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Una comunicación recíproca eficaz es importante porque facilita:

• Al auditor y responsables del gobierno de la entidad, la comprensión de los asuntos relacionados con la auditoría y el desarrollo de una relación de trabajo constructiva, manteniendo la independencia y objetividad del auditor.
• Al auditor, obtener de los responsables del gobierno de la entidad, la información necesaria para realizar la auditoría.
• A los responsables del gobierno de la entidad, cumplir con la supervisión del proceso de información financiera. La comunicación clara de los asuntos específicos sobre los que debe informarse según las NIA, es parte de toda auditoría.

OBJETIVOS DEL AUDITOR:

• Comunicar claramente a los responsables del gobierno de la entidad, sus responsabilidades en relación con la auditoría y una descripción general del alcance y momento de realización de la auditoría.
•  Obtener la información necesaria para la auditoría, de los responsables del gobierno de la entidad.   
• Comunicar oportunamente a los responsables del gobierno de la entidad, los hechos observados que sean significativos y relevantes en relación con su responsabilidad de supervisión del proceso de información financiera.
• Fomentar la comunicación eficaz recíproca entre el auditor y los responsables de gobierno de la entidad.

NIA 210-Acuerdo de los términos del encargo de auditoria

NIA 210 

La Nia 210 trata de las responsabilidades que tiene el auditor al acordar los términos del encargo de auditoría con la dirección y, cuando proceda, con los responsables del gobierno de la entidad. Ello incluye determinar si concurren ciertas condiciones previas a la auditoría cuya responsabilidad corresponde a la dirección y, cuando proceda, a los responsables del gobierno de la entidad.

El objetivo del auditor es aceptar o continuar con un encargo de auditoría únicamente cuando se haya acordado la premisa sobre la que la auditoría se va a realizar mediante:

• La determinación de si concurren las condiciones previas a una auditoría;
• La confirmación de que existe una comprensión común por parte del auditor y de la dirección y, cuando proceda, de los responsables del gobierno de la entidad acerca de los términos del encargo de auditoría.

La Nía determina la importancia de determinar la aceptabilidad del marco de referencia, adoptado por la Administración para la preparación de los Estados Financieros, donde dependerá de la naturaleza de la entidad, el objetivo y principios generales que gobiernan una auditoria de Estados Financieros.

Se establece los acuerdos sobre los términos del trabajo del auditor, establecida en la carta compromiso para dar a conocer al cliente del alcance y objetivo de la auditoria delos Estados Financieros; obteniendo la forma de cualquier informe u otra comunicación delos resultados del trabajo con el gobierno corporativo o gerencia, para evitar malos entendidos del trabajo de auditoria.

Por lo tanto la aceptación de una cambio en los términos de trabajo de auditoria, se dan donde los términos del trabajo son cambiados, el auditor y el cliente deberán estar de acuerdo sobre los nuevos términos. 

En caso contrario el auditor no deberá estar de acuerdo con un cambio de trabajo donde no haya justificación razonable, para hacerlo; dando como resultado si el auditor no está de acuerdo a un cambio de trabajo, y no se le permite continuar el trabajo original el auditor deberá retirarse. 

Redacción de Informes Técnicos

REDACCIÓN DE INFORMES TÉCNICOS 

En la redacción de un informe técnico se describe el método utilizado en la investigación, los hallazgos y las conclusiones para que el lector pueda saber cómo se hizo la investigación y a qué se llegó mediante ésta. La redacción de un informe técnico debe hacerse de modo impersonal.

Además, la persona que lo redacta debe asumir que el lector no está familiarizado con el tema por lo que deberá ser lo más claro posible.

Esto se debe a que los informes técnicos, por lo general, son leídos y analizados por más de una persona dentro de una empresa u organismo.

Generalmente, la redacción de un informe técnico se desarrolla en no menos de cinco carillas.

Debe ser conciso y limitarse al tema que se trata en la investigación; el redactor no debe irse por las ramas ya que esto sólo entorpecerá la lectura y confundirá y aburrirá al lector. 

En un informe técnico deben evitarse las repeticiones y redundancias. La redacción de un informe técnico debe ser simple, sin faltas de ortografía, ni de sintaxis.

Además la información descrita tiene que ser interesante y relevante.

La redacción de un informe técnico debe hacerse de manera organizada y estructurada, por lo que habrá que hacer un plan de redacción previo.

La estructura del informe técnico debe estar compuesta por una presentación que incluirá portada e índice, una introducción, un desarrollo donde se detallarán los hallazgos o resultados del estudio o investigación, y por último deben incluirse las conclusiones. De ser necesario se adjuntarán anexos.

Asimismo pueden incluirse fotografías, ilustraciones y gráficas que aporten información al contenido del informe.

El informe técnico es una herramienta poco utilizada en el medio académico. Sin embargo, en algunas áreas de estudio como la ingeniería o las ciencias se utiliza como método de análisis o para reportar aspectos técnicos de un tema o problema específico y generar posibles soluciones. 

Estructura

El informe técnico debe contener la información necesaria para que un receptor calificado pueda evaluar la situación, proponer cambios y dar recomendaciones. La estructura debe 2 facilitar el seguimiento, el análisis y la comprensión del mismo, siendo clara y de rápida elaboración. La estructura más utilizada, a la hora de elaborar esta clase de informes, está formada por una introducción, un cuerpo o desarrollo, una conclusión y los anexos:

  

• Introducción: en esta sección se aclara el tema, se fijan los objetivos y el propósito del informe. Es importante establecer una cronología de los hechos y ubicar al lector temporalmente. Además, se expone el marco conceptual que se utilizará y se vincula con el tema o problema central. Finalmente, se indican informes previos o consideraciones generales del estado inicial del problema con el propósito de evitar decisiones inadecuadas o rápidas conclusiones.
• Desarrollo: en este apartado, se presenta el estudio del origen y causas del problema. Además, presenta una evaluación de alternativas, es decir, expone la propuesta y análisis de las diferentes opciones para poder resolver la cuestión expuesta.
• Conclusiones: es la parte más importante del informe técnico. Debe quedar claro el origen del problema, su trascendencia, evolución y las soluciones posibles. Finalmente, debe contener las recomendaciones indicando los niveles de riesgos y los ajustes tentativos.
• Anexos: información extra como fotografías, planos, otros informes técnicos, etc.
• Bibliografía o lista de referencias.

Pasos para la elaboración del informe técnico

1. Identificar el problema, el posible origen y las causas. Describirlos de la forma más completa y clara posible.

2. En caso de requerirlo, definir o desarrollar el marco teórico.

3. Estructurar y organizar la información.

4. Redactar una propuesta de soluciones.

5. Redactar las recomendaciones y valoraciones.

6. Agregar los anexos y la bibliografía.